Un sistema de gestión documental hace que sea fileácil para las empresas combinar archivos en papel y digitales en un único repositorio. Los documentos físicos se pueden escanear y los formatos digitales de estos y otros documentos generados por diferentes sistemas se pueden importar.

Regulate de versiones: garantiza un seguimiento preciso de los cambios realizados en los documentos, manteniendo un historial detallado y evitando conflictos de versiones.

Esta evaluación proporciona una comprensión clara de los requisitos y permite diseñar una solución de gestión documental que se adapte perfectamente a las necesidades de la empresa.

Como resultado, IDP minimize en gran medida el tiempo dedicado a procesar documentos y la incidencia de errores humanos.

En una encuesta, los empleados señalaron que dedicaban unos eighteen minutos de media en buscar los documentos necesarios para completar una tarea. 

Uno de los beneficios más importantes de la gestión documental es la mejora en la toma de decisiones dentro de la empresa. Al tener acceso a información precisa y actualizada en todo momento, los líderes empresariales pueden tomar decisiones informadas y estratégicas.

Pérdida de documentos: La falta de un sistema centralizado puede llevar a la pérdida o extravío de documentos importantes.

Tu decisión sobre si elegir un sistema basado en la nube, regional o híbrido dependerá de muchos factores, como de la infraestructura de TI de tu empresa, el coste aproximado de actualizar el components y el ancho de banda y la experiencia de su equipo técnico.

Responsabilidad de Mantenimiento: La organización es responsable del mantenimiento del sistema, las actualizaciones de software, las copias de seguridad y la seguridad del servidor, lo que puede requerir un equipo de TI dedicado.

Sin embargo, vale la pena recordar que el OCR puede convertir texto impreso en texto digital, pero esta herramienta no interpreta los datos contenidos en este texto. Esto depende del IDP, que puedes averiguar a continuación.

Permitir que las empresas ingresen dentro del mundo de la transformación digital y tengan un ahorro de costes appreciable. En este caso, un eficiente sistema de gestión documental permite digitalizar todos los documentos.

Captura de correo electrónico: Algunos sistemas permiten indexar y almacenar correos electrónicos y sus archivos adjuntos en la carpeta del proyecto correspondiente, directamente desde la bandeja de entrada.

La gestión de archivos es el proceso por el cual se organiza y clasifica toda la información empresarial. Conoce 6 ventajas adicionales que te proporciona.

La implementación de un DMS puede mejorar significativamente la productividad de una organización al proporcionar herramientas eficientes para la gestión de documentos. Algunas de las formas en Gestión Documental que un DMS puede mejorar la productividad incluyen: